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Wie alles auf Teneriffa begann ... Die ehrliche Version der Entstehungsgeschichte: InvoiceSensei ist nicht aus einem Strategie-Workshop entstanden, sondern bei einem Holiwork auf Teneriffa. Ende Januar 2025 waren Stefan (SPR) und Tobias für eine Woche auf der Insel. Wir saßen in der Ferienwohung mit Blick aufs Meer und haben gearbeitet, wie wir es zuhause auch tun - nur ohne Meerblick. ;-) Auf der ToDo-Liste stand das kontrollieren von Eingangsrechnungen. Wir machen unsere Buchhaltung mit Warexo selbst und übergeben die fertigen Daten an DATEV. Bei uns sieht das so aus: PDF-Rechnungen aus Mail-Anhängen, Screenshots von Online-Bestellungen ohne PDF, Handy-Fotos von Mittagessen-Quittungen, dazwischen ein paar XRechnungen. Alles landet im selben Ordner. Verschiedene Formate in einem Order, und am Ende muss alles sauber strukturiert eingelesen werden. Warexo und auch viele andere ERP-Systeme können Dokumente (PDF) einlesen und anhand von OCR die Daten extrahieren. Auch wenn das mit ca. 90 % aller Belege problemlos funktioniert müssen letztendlich nochmal alle geprüft werden. An einem Abend haben wir mit einem Skill den ersten Prototyp gebaut. Sehr klein, sehr fokussiert: einfacher Upload, Claude API, JSON raus. Kein UI im klassischen Sinne, kein DATEV-Export, kein Multi-Mandanten-Modell. Nur die eine Frage: Liefert eine moderne KI aus einem zerknickten Restaurant-Bon brauchbare Daten? Antwort: Ja. Und zwar deutlich besser als alles, was wir vorher an kommerziellen OCR Lösungen ausprobiert hatten. Daraus entstand im Laufe der letzten zwei Monate ein Produkt: InvoiceSensei https://invoicesensei.com ... und was daraus entstanden ist Aus Eingangsrechnungen werden strukturierte Daten. PDFs, Bilder oder XRechnungs-XMLs rein, auf der anderen Seite kommt ein DATEV-Buchungsstapel, eine CSV, ein API-Response oder ein ZIP raus. Ein paar technische Details, die in der Beta-Phase eine Rolle gespielt haben: Vier KI-Provider in einer Oberfläche. Pro Mandant lässt sich auswählen, ob die Rechnungen über Anthropic Claude, OpenAI GPT-4, Mistral Pixtral (Datenverarbeitung in der EU) oder lokal. Eigene API-Keys und somit der eigene Auftragsdatenverarbeitungsvertrag des Nutzers mit einem der unterstützten KI-Provider ist möglich. Je nach Art der Belege, B2B Firmenbelege oder B2C , ob z.B. personenbezogene Daten auf den Quellbelegen sind oder nicht, kann der Nutzer den Provider zur Verarbeitung seiner Daten auswählen, wir empfehlen die Nutzung von europäischen Diensten oder direkt lokal. Praktische Erkenntnis aus unseren Tests: Eine lokale KI über Ollama liefert fast identische Ergebnisse wie die Cloud-Provider. Sie braucht nur etwa dreimal so lange, ungefähr eine Minute pro Beleg statt unter 25 Sekunden. Validierung statt Blackbox. Jede extrahierte Rechnung läuft durch 15 Plausibilitätschecks. Stimmen Netto, MwSt und Brutto rechnerisch? Ist die IBAN ein gültiges Format? Passt die PLZ zum Land? Sind Positionssummen konsistent zur Rechnungssumme? Abweichungen werden farbcodiert angezeigt, sodass schnell sichtbar ist, was zu prüfen ist und was nicht. XRechnung ohne KI. Seit 2025 ist die elektronische B2B-Rechnung in Deutschland Pflicht. Mehr und mehr Eingangsrechnungen kommen als XRechnung oder ZUGFeRD-Hybrid-PDF rein. Bei InvoiceSensei wird das XML direkt aus dem PDF extrahiert. Ohne KI, ohne Latenz, ohne Verbrauch des Extraktions-Kontingents. Auch im Free-Plan. DATEV- und CSV-Export. Für DATEV werden EXTF-Dateien im Format v700 erzeugt, mit konfigurierbarer Berater-Nummer, Mandanten-Nummer, Standardkonten und Kostenstellen. Multi-MwSt-Rechnungen werden automatisch in mehrere Buchungszeilen aufgesplittet, Reverse Charge §13b bekommt den korrekten BU-Schlüssel. Wer kein DATEV nutzt, bekommt vier CSVs (Hauptdaten, Positionen, Aggregate, MwSt-Aufschlüsselung), Excel-kompatibel, semikolon-getrennt, UTF-8 mit BOM. Importierbar in JTL-Wawi, plentymarkets, Lexware, sevDesk oder eigene ERP-Systeme. Self-Hosting via Docker. Im Enterprise-Plan ist die komplette Software self-hosted lauffähig, mit Lizenzschlüssel und Ollama-Support für lokale KI-Modelle. Rechnungen verlassen dann den eigenen Server nicht. Für Branchen, in denen das Pflicht ist (Anwaltskanzleien, Gesundheitswesen, kritische Infrastruktur), war das von Anfang an gesetzt. Was InvoiceSensei nicht ist InvoiceSensei ist kein ERP. Keine Buchhaltungssoftware. Kein DATEV-Ersatz. Keine Warenwirtschaft. InvoiceSensei ist das Werkzeug davor: das Stück Software, das eine eingehende PDF-Rechnung, ein Handy-Foto oder eine XRechnung nimmt und daraus saubere, strukturierte Daten macht. Bereit für den Import in DATEV, dein ERP, deine WaWi oder Buchhaltung. Wir ersetzen nichts, was du heute schon nutzt. Wir füttern es. Was als Nächstes kommt InvoiceSensei wird nicht bei Version 1 stehen bleiben. Was bei uns auf der Roadmap für die nächsten Monate steht: E-Mail-Inbox-Integration. Rechnungen kommen per Mail, also lassen wir sie aus der Mail abholen. Eigene Mail-Adresse pro Mandant, automatische Verarbeitung, fertige Daten warten im Zielsystem. Direkt-Konnektoren statt CSV-Export. Native Push-Anbindungen zu DATEV Unternehmen Online, sevDesk, Lexware Office, JTL-Wawi und plentymarkets. Statt CSV-Datei ziehen die Daten direkt rüber. Smart Categorization. KI-Vorschläge für Sachkonten und Kostenstellen basierend auf Lieferant und Rechnungstext. Mit Korrektur-Lerneffekt pro Mandant. Selbst ausprobieren Der Free-Plan kostet 0 €, ohne Kreditkarte, ohne Abo. Erste Rechnung hochladen, Ergebnis ansehen, entscheiden. https://invoicesensei.com Du brauchst das Eingangsrechnungs-Erfassung als Teil eines größeren Projekts (ERP-Migration, Shopware-/OXID-Anbindung, eigene WaWi-Integration)? Wir freuen uns auf deine Nachricht. Rechtlicher Hinweis zu Datenschutz und KI Mit InvoiceSensei verarbeitest du eigene Geschäfts- und Belegdaten. Für die datenschutzrechtliche Bewertung dieser Verarbeitung — insbesondere im Hinblick auf DSGVO, AVV mit Subdienstleistern, Aufbewahrungspflichten (GoBD) und die Auswahl eines geeigneten KI-Providers — bist als verantwortliche Stelle du selbst zuständig. Wir stellen die technischen Werkzeuge bereit (z. B. EU-Provider Mistral, lokales Ollama, Self-Hosting) und unterstützen dich auf Wunsch mit AVV und Dokumentation, ersetzen aber keine eigene Datenschutz-Folgenabschätzung. Die KI-Extraktion ist in InvoiceSensei immer optional. Standardmäßig ist die automatische Extraktion deaktiviert (Privacy by Default nach DSGVO Art. 25). Belege lassen sich hochladen, ohne dass sie an einen KI-Provider übertragen werden, und alle Felder können auch vollständig manuell erfasst und bearbeitet werden. Welcher Workflow für dein Unternehmen passt, entscheidest du, nicht wir.

Unser Steckbrief:

Wir bauen und betreuen Online-Shops:

E-Commerce ist mehr als das Shop-Frontend:

Jedes Projekt ist anders:

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